E-Rechnung
E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 auch ausstellen. Eine PDF ist dabei keine E-Rechnung. Hier steht, welche Formate gelten, wer wann betroffen ist – und wie du eine gültige E-Rechnung ohne teure Software erstellst.
Direkt loslegen: Der Rechnungs-Generator erstellt deine Rechnung als ZUGFeRD-PDF und als XRechnung. Kostenlos, ohne Anmeldung, geprüft mit offiziellen Validatoren.
E-Rechnung erstellenWas ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie ohne Abtippen einlesen. Eine PDF, ein Scan oder ein Foto sind dagegen „sonstige Rechnungen“ – auch wenn sie per E-Mail kommen.
| Format | Was es ist | Gut für |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei nach dem deutschen Standard (CIUS zur EN 16931). Für Menschen nur mit Viewer lesbar. | Behörden (Pflicht), Unternehmen mit automatischer Verarbeitung |
| ZUGFeRD (Factur-X) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber die strukturierten Daten. | Unternehmen – der Empfänger kann lesen und automatisch verarbeiten |
Das Bundesfinanzministerium erkennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten der führende Teil: Weicht die PDF-Ansicht ab, gilt die XML.
Wer muss ab wann?
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. |
| bis Ende 2026 | Ausstellen: Papierrechnungen weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Die anderen dürfen 2027 noch Papier- und mit Zustimmung PDF-Rechnungen verwenden. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Kleinunternehmer (sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können).
Eine Rechnung, zwei Formate: ZUGFeRD-PDF für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden – direkt aus deinem Browser.
E-Rechnung erstellen – Schritt für Schritt
- Rechnung wie gewohnt ausfüllen. Im Rechnungs-Generator Absender, Kunde, Positionen und Bankverbindung eintragen.
- Format wählen. Unter der Vorschau „ZUGFeRD-PDF“ für Geschäftskunden oder „XRechnung“ für Behörden anklicken.
- Fehlende Angaben ergänzen. Der Generator prüft vor dem Export, was das Format verlangt, und nennt fehlende Felder. XRechnung braucht zusätzlich Telefon und E-Mail von dir, die E-Mail des Kunden, eine IBAN und eine Käuferreferenz.
- Versenden. ZUGFeRD-PDF und XRechnung per E-Mail schicken; Behörden nutzen oft eigene Portale (ZRE, OZG-RE oder Landesportale).
- Archivieren. E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren – bei ZUGFeRD die PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei.
Leitweg-ID und Käuferreferenz
Die XRechnung verlangt eine Käuferreferenz (Feld BT-10). Öffentliche Auftraggeber teilen dafür ihre Leitweg-ID mit, zum Beispiel 991-12345-67 – ohne sie kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Unternehmen nennen meist eine Bestellnummer, Kostenstelle oder den Namen der bestellenden Person. Frag im Zweifel nach, was dein Kunde dort sehen möchte.
Ist meine E-Rechnung gültig?
Ob eine E-Rechnung den Regeln entspricht, prüfen Validatoren: für XRechnung der offizielle KoSIT-Validator, für ZUGFeRD-PDFs Werkzeuge wie Mustang, die auch die PDF/A-3-Konformität mit veraPDF testen.
Die Exporte des Rechnungs-Generators haben wir mit diesen Validatoren geprüft – mit Umsatzsteuer, gemischten Steuersätzen und Rabattzeile, als Kleinunternehmer und mit Reverse Charge. Verlangt dein Kunde ein bestimmtes Profil oder eine eigene Prüfung, lohnt sich ein Test mit seiner Software vor der ersten echten Rechnung.
E-Rechnung jetzt kostenlos erstellen
ZUGFeRD (PDF/A-3, Profil EN 16931) und XRechnung 3.0 aus einer Rechnung – mit Prüfung fehlender Angaben. Ohne Anmeldung, deine Daten bleiben im Browser.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist eine sonstige Rechnung. E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten nach EN 16931 – als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML.
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, sonst ab 2028 – jeweils für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Empfangen können musst du sie schon seit 2025.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und Pflicht bei Behörden. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML, die Menschen wie gewohnt lesen und Programme automatisch verarbeiten können.
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Ja, zum Beispiel mit dem Rechnungs-Generator auf melon.tools. Er erstellt ZUGFeRD-PDF und XRechnung direkt im Browser, ohne Anmeldung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, über die E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zugestellt werden. Die Behörde teilt sie mit, sie gehört in die XRechnung als Käuferreferenz.
Hinweis: Diese Anleitung gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall – etwa bei Auslandsgeschäften oder Grenzfällen der Kleinunternehmerregelung – hilft deine Steuerberatung.
Quellen
- Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen.
- XRechnung, Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
- ZUGFeRD, Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- KoSIT-Validator und Mustangproject – Prüfwerkzeuge für E-Rechnungen.