Rechnungen

Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und Vorlage

Wer selbstständig arbeitet, schreibt Rechnungen – und das Finanzamt erkennt sie nur an, wenn alle Pflichtangaben stimmen. Fehlt etwas, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Hier steht, was auf eine Rechnung gehört, wie ein Muster aussieht und welche Fristen gelten.

Die Kurzfassung

1. Name und Anschrift von dir und deinem Kunden eintragen, dazu deine Steuernummer oder USt-IdNr.
2. Eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum angeben.
3. Jede Leistung mit Menge und Art auflisten, netto, mit Steuersatz und Steuerbetrag – oder dem Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt.
4. Als PDF verschicken und acht Jahre aufbewahren.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Für Rechnungen über 250 € schreibt § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz diese Angaben vor:

Dazu kommen Sonderfälle: der Hinweis „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt, der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatleute und bei Auslandsgeschäften der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Muster: So ist eine Rechnung aufgebaut

1. Briefkopf: dein Name oder Firmenname, Kontakt.
2. Anschriftfeld: Kundenadresse, so dass sie in einen Fensterumschlag passt (DIN 5008).
3. Infoblock rechts: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Kundennummer, Fälligkeit.
4. Betreff: „Rechnung 2026-042“.
5. Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz, Gesamt.
6. Summen: Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz, Gesamtbetrag.
7. Zahlungshinweis: Betrag, Frist, Bankverbindung – am besten mit GiroCode zum Scannen.
8. Fußzeile: Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung.

Genau dieses Layout erzeugt der Rechnungs-Generator. Mit „Mit Beispieldaten füllen“ siehst du sofort eine vollständige Musterrechnung.

Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Ausland

• Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): Es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art, Bruttobetrag und Steuersatz. Kundenadresse und Rechnungsnummer sind nicht nötig.
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Seit 2025 gelten für sie vereinfachte Angaben – siehe Kleinunternehmer-Rechnung.
• Kunden in anderen EU-Ländern mit USt-IdNr. bekommen meist eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer – siehe Reverse-Charge-Rechnung.
• Rechnungen an andere Unternehmen müssen schrittweise als E-Rechnung ausgestellt werden – siehe E-Rechnung erstellen.

Fristen und Aufbewahrung

• Ausstellen: Für Leistungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern bis zum 15. des Folgemonats.
• Zahlungsziel: frei vereinbar, üblich sind 14 oder 30 Tage. Ohne Vereinbarung gerät ein Unternehmen spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug.
• Aufbewahren: Rechnungen seit 2025 acht Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom November 2026 also bis Ende 2034.

Typische Fehler

• Leistungsdatum vergessen – es ist auch dann Pflicht, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen – dann schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem (§ 14c UStG).
• Doppelte Rechnungsnummern – jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung wie „Beratung“ – besser „Beratung Website-Relaunch, 6 Std., 15.–17.09.2026“.
• Korrigierte Rechnung überschrieben – richtig ist eine Stornorechnung mit eigener Nummer und eine neue Rechnung.

Häufige Fragen