Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben und Hinweis nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus – aber nicht ohne Regeln. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen und vereinfachte Pflichtangaben. Hier steht, was auf deine Rechnung gehört, welcher Hinweis Pflicht ist und welche Fehler teuer werden.
Direkt loslegen: Der Rechnungs-Generator ist schon auf Kleinunternehmer eingestellt – ohne Umsatzsteuer, mit dem passenden Hinweis. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Kleinunternehmer-Rechnung schreibenDie Kurzfassung
- Keine Umsatzsteuer ausweisen – weder Steuersatz noch Steuerbetrag.
- Einen Hinweis auf die Steuerbefreiung drucken, etwa: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer, Datum, Menge und Art der Leistung und den Betrag angeben.
- Eine Rechnungsnummer ist nicht mehr vorgeschrieben, aber für deine Buchhaltung sehr zu empfehlen.
Wer ist Kleinunternehmer? Die Grenzen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Umsatz
- im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und
- im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.
Beide Grenzen gelten netto. Neu ist: Wird im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze überschritten, ist schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, steuerpflichtig – ab dieser Rechnung musst du Umsatzsteuer ausweisen. Vorher lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 €.
Seit 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze außerdem nicht mehr „nicht erhoben“, sondern steuerfrei. Deshalb verlangt das Gesetz jetzt ausdrücklich einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste:
| Pflicht | Nicht mehr vorgeschrieben |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Fortlaufende Rechnungsnummer |
| Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | Leistungsdatum |
| Ausstellungsdatum | Steuersatz und Steuerbetrag (dürfen nicht drauf) |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung | |
| Entgelt und Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt |
Trotzdem nummerieren: Ohne Rechnungsnummer wird es schwer, Zahlungseingänge zuzuordnen und Mahnungen zu schreiben. Viele Kunden und deren Buchhaltung erwarten sie ohnehin.
Ohne Umsatzsteuer, mit dem richtigen Hinweis und vereinfachter Pflichtangaben-Prüfung – in zwei Minuten.
Der richtige Hinweis auf § 19 UStG
Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor; erkennbar sein muss, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Bewährte Formulierungen:
- „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG.“
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ – weit verbreitet; die beiden oberen nennen die Steuerbefreiung ausdrücklich.
Für Kunden im Ausland ergänzt du den Hinweis gern auf Englisch: „VAT exempt under the small business scheme (§ 19 UStG).“
Schritt für Schritt im Rechnungs-Generator
- Modus wählen. Im Rechnungs-Generator bei den Positionen „Kleinunternehmer“ wählen – der Link ist schon so eingestellt.
- Absender eintragen. Name, Anschrift und Steuernummer. Die Daten bleiben in deinem Browser gespeichert.
- Kunde und Positionen eintragen. Preise sind Endpreise, es kommt keine Steuer dazu.
- Prüfen. Die Pflichtangaben-Prüfung kennt die vereinfachten Regeln für Kleinunternehmer.
- Speichern. Als PDF herunterladen, drucken oder per E-Mail verschicken. Der Hinweis auf § 19 UStG steht automatisch über dem Zahlungshinweis.
Teure Fehler – und die E-Rechnung
- Umsatzsteuer ausgewiesen: Schreibst du versehentlich „zzgl. 19 % USt.“ auf die Rechnung, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG) – auch als Kleinunternehmer. Dann die Rechnung berichtigen.
- Grenze im Blick behalten: Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 €, musst du schon ab dieser Rechnung Umsatzsteuer berechnen.
- E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 empfangen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Verlangt ein Kunde trotzdem eine, erzeugt der Generator auch ZUGFeRD und XRechnung.
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Häufige Fragen
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Welcher Satz muss auf die Rechnung?
Zum Beispiel: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Eine feste Formulierung gibt es nicht, der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss aber erkennbar sein.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Seit 2025 ist sie nach § 34a UStDV nicht mehr vorgeschrieben. Für die eigene Buchhaltung und für Kunden ist sie trotzdem sinnvoll.
Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze?
Seit 2025 höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr, jeweils netto.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?
Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Die Rechnung lässt sich berichtigen, dann entfällt die Steuerschuld wieder.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, sie sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025.
Hinweis: Diese Anleitung gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall – etwa bei Auslandsgeschäften oder Grenzfällen der Kleinunternehmerregelung – hilft deine Steuerberatung.
Quellen
- § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, gesetze-im-internet.de.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern, gesetze-im-internet.de.
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer, Bundesministerium der Finanzen (PDF).
- Kleinunternehmerregelung: Dies gilt seit 2025, IHK München.